Convenzioni

CONVENZIONE TRA IL MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA' CULTURALI, L'ISTITUTO PER I BENI ARTISTICI, CULTURALI E NATURALI DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA, L'UNIVERSITA' DEGLI STUDI DI PARMA, LA PROVINCIA DI PARMA, IL COMUNE DI PARMA PER LA GESTIONE E LO SVILUPPO DEL POLO BIBLIOTECARIO PARMENSE DEL SERVIZIO BIBLIOTECARIO NAZIONALE.

 

 L'anno 2008 (duemilaotto), il giorno  19.05.2008 in Parma, tra gli enti sotto indicati:

 

- Ministero per i Beni e le Attività Culturali, (di seguito denominato MBAC), qui rappresentato dal Direttore della Biblioteca Palatina Andrea De Pasquale nato il 20.11.1970 a Sanremo (Imperia)

- Istituto per i Beni Artistici Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna (di seguito denominato IBACN), qui rappresentato dal suo Presidente Alessandro Zucchini, nato il 17.11.1956 ad Anzola dell'Emilia

- Università degli Studi di Parma, qui rappresentata nella persona del suo Rettore Gino Ferretti, nato il 29.02.1948 a Reggio Emilia

- Provincia di Parma, qui rappresentata dal Dirigente Servizio Cultura Carla Ghirardi nata il 25.06.1954 a Parma

- Comune di Parma, qui rappresentato dal Direttore dell'Istituzione Biblioteche Giovanni Galli nato il 14.06.1951 a Collecchio

 

 Premesso

 

- che il Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN) è regolato dal protocollo d'intesa 30 maggio 1984 tra il MBAC e le Regioni, dalla convenzione tra lo stesso Ministero e la Regione Emilia-Romagna per lo sviluppo del SBN in Emilia-Romagna, dalla convenzione 14 maggio 1987 per lo scambio dei software SBN tra lo stesso Ministero e la Regione Emilia-Romagna e dall'accordo di programma tra il MBAC e il Ministero dell'Università e della Ricerca Scientifica del 29.01.1992 per l'adesione al SBN e la collaborazione con GARR;

- che il 10 marzo 1994 è stato firmato un protocollo d'intesa fra il MBCA, il Ministero della Università e della Ricerca scientifica e tecnologica e il Coordinamento delle Regioni per la istituzione degli organi nazionali di gestione del Servizio Bibliotecario Nazionale;

- che tra le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano, il Ministero per i Beni e le Attività culturali e il Ministero dell'Università e della Ricerca Scientifica e Tecnologica è stato sancito dalla Conferenza Stato-Regioni, in data 22 giugno 2000, un accordo per la riorganizzazione delle attività del Servizio Bibliotecario Nazionale;

- che in data 16 luglio 1998 è stata sottoscritta una convenzione tra l'ICCU e l'IBACN, titolare della biblioteca "G.Guglielmi", per la piena operatività sull'Indice SBN del software Sebina;

visto

- la Convenzione, stipulata il 26.03.2001, tra il MBAC, l'IBACN della Regione Emilia-Romagna, l'Università degli Studi di Parma, la Provincia di Parma, il Comune di Parma, che ha consentito la costituzione del polo bibliotecario parmense del SBN, denominato anche Sistema Bibliotecario Parmense (SBP), gestito con l'applicativo Sebina e il successivo rinnovo per il triennio 2005-2007;

considerato

- i positivi risultati raggiunti nel periodo di attuazione della convenzione di cui sopra, che ha consentito alle  biblioteche della città e della provincia di Parma di attuare un'ampia cooperazione interbibliotecaria, di realizzare un servizio bibliotecario più efficace ed efficiente, condividendo le risorse e competenze professionali, e valorizzando le tradizioni e i patrimoni delle istituzioni informative e documentarie della città e del territorio provinciale, salvaguardandone nel contempo le differenze di vocazione;

- che l'evoluzione dell'indice SBN consente la razionalizzazione, integrazione e ristrutturazione delle basi dati esistenti (moderno, antico e musica) con possibilità di gestire altre tipologie di materiali (grafico, audiovisivo, dati elettronici), e lo sviluppo di nuove funzionalità e servizi;

- che il software Sebina Open Library ha ottenuto la certificazione di conformità al protocollo SBNMARC nel corso dell'anno 2006 per il livello 4 "Cattura e localizzazione per possesso e gestione, creazione e correzione e allineamento" e per tutti i  materiali (Libro moderno, antico, Musica, Cartografia e Grafica)

preso atto

della concorde volontà dei partecipanti in epigrafe di dar seguito alla cooperazione già avviata, sulla base di una suddivisione degli oneri definita nell'Allegato 1;

 

si conviene e si stipula quanto segue:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Art. 1

 

Il MBAC, l'IBACN, l'Università degli Studi di Parma, la Provincia di Parma e il Comune di Parma concordano di collaborare alla gestione e allo sviluppo di un sistema informativo bibliografico e documentale  territoriale e concorrere alla costruzione  di un servizio bibliotecario regionale, quale strumento di cooperazione interbibliotecaria,   diffusione di servizi ai lettori e articolazione del SBN.

 

 

Art. 2

 

Al fine di dar piena attuazione al presente accordo, i partecipanti individuano i seguenti campi di cooperazione:

 

1.       progettazione e sviluppo del servizio bibliotecario offerto dal Polo parmense, nel rispetto dei compiti  istituzionali, delle vocazioni e tradizioni di ciascuno degli Enti aderenti, favorendo la collaborazione e la progressiva integrazione con le altre istituzioni culturali e particolarmente con gli archivi e i musei;

2.       promozione di una politica di sviluppo coordinato delle collezioni, che sia in grado di affrontare i problemi della conservazione dei materiali anche nella prospettiva di una gestione comune dei depositi;

3.       armonizzazione delle attività di digitalizzazione e di promozione dei contenuti digitali, finalizzata a:

a)      valorizzare il patrimonio culturale dei diversi soggetti partecipanti;

b)      perseguire, compatibilmente con le rispettive esigenze, il coordinamento delle iniziative di costituzione delle collezioni digitali singole o comuni, sia per quanto attiene agli aspetti della individuazione, archiviazione e preservazione dei documenti, sia per quanto riguarda le modalità di accesso;

c)      favorire il raccordo con i programmi regionali, nazionali ed europei in materia di biblioteca digitale.

4.       individuazione delle problematiche tecnico-bibliotecarie e definizione delle soluzioni più convenienti, nel rispetto degli standard nazionali ed internazionali adottati;

5.       individuazione di obiettivi comuni in termini di efficacia, efficienza ed economicità nell'erogazione dei servizi, anche attraverso la predisposizione di strumenti regolamentari e carte dei servizi, concepiti su principi condivisi;

6.       individuazione di standard comuni d'erogazione e valutazione dei servizi all'utenza;

7.       valorizzazione delle risorse professionali, anche attraverso la progettazione di percorsi formativi comuni;

8.       progettazione di iniziative culturali e di attività promozionali sullo sviluppo dei servizi del Polo parmense;

9.       individuazione e condivisione di progetti e attività finalizzati all'estensione ad altri istituti culturali, come musei, archivi e centri di documentazione, di metodologie interoperabili di gestione dell'informazione  sulle risorse documentarie e sui servizi.

 

In particolare, i partecipanti si impegnano a:

 

·         adeguare i regolamenti, le procedure e l'organizzazione dei servizi delle biblioteche alla condivisione delle risorse informative e alle modalità di accesso degli utenti concordate;

·         mettere a disposizione della cooperazione locale l'accesso alle risorse documentarie, possedute dai singoli partecipanti, tenendo conto delle caratteristiche specifiche dei fondi e delle esigenze particolari della loro conservazione;

·         promuovere e coordinare iniziative di catalogazione retrospettiva generale o tematica;

·         acquisire gli archivi di dati, le attrezzature e gli strumenti tecnici e bibliografici di comune interesse.

 

Art.3

 

Partecipano al Polo, alla data della stipula, ottantasette biblioteche appartenenti agli enti promotori o agli istituti culturali convenzionati con uno di essi, elencati nell'Allegato 2.

Possono  aderire al Polo, previa stipula di convenzione con uno degli enti partecipanti, nonché approvazione del Comitato di gestione, altri Enti ed Istituti culturali, pubblici o privati, che accettino gli oneri e gli obblighi derivanti da tale partecipazione, nonché il rispetto degli standard di servizio e di professionalità previsti dalla normativa in materia, in particolare da quella regionale. 

 

Art.4

 

Al fine della gestione del Polo unico e del conseguente sviluppo dei servizi bibliotecari, i suddetti Enti costituiscono i seguenti organismi:

-                     il Comitato di gestione

-                     la Commissione tecnica

-                     l'Assemblea degli utenti.

 

Al Comitato di gestione, composto dai rappresentanti legali degli Enti sottoscrittori, o da loro delegati, spettano i compiti di:

 

1.       programmazione dello sviluppo dei servizi del Polo;

2.       individuazione delle fonti e della destinazione delle risorse economiche;

3.       messa a punto dei piani annuali di incremento della rete e dei servizi bibliotecari e di verifica del loro stato di avanzamento;

4.       emanazione di direttive, adozione di decisioni relativamente alla rappresentanza del Polo parmense SBN ed alla gestione delle risorse ad esso assegnate e proposte di disciplinari;

5.       approvazione delle richieste di adesione di biblioteche  appartenenti ad altri Enti;

6.       approvazione, entro il 15 marzo di ciascun anno, del consuntivo delle spese di gestione del Polo, effettuate nell'anno precedente;

7.       approvazione, entro il 30 giugno di ciascun anno, di una proposta di bilancio preventivo relativa alle spese di gestione e di sviluppo del Polo per l'anno successivo a quello di esercizio e alla ripartizione degli oneri tra gli Enti, secondo le proporzioni concordate riportate nella tabella dell'Allegato 1. Tali proporzioni restano invariate per l'anno 2008, ma potranno essere riviste e modificate, dallo stesso Comitato di Gestione, a partire dall'anno 2009.    

 

In ogni caso, le direttive del Comitato di gestione, in ordine ai programmi di sviluppo del Polo ed alla relativa individuazione delle fonti di finanziamento, vanno adottate con tempi compatibili alle necessarie deliberazioni degli organi competenti degli Enti sottoscrittori.

 Il Comitato di Gestione, al fine di regolamentare le proprie attività, si avvale del Regolamento approvato il 6 ottobre 2005 (Allegato 4).

 

La Commissione tecnica è composta dai rappresentanti degli Enti sottoscrittori, nella misura di tre componenti per ciascuno di essi, e da un rappresentante della Soprintendenza ai Beni Librari e Documentari della Regione Emilia-Romagna.

Sulla base degli indirizzi degli organi nazionali di gestione SBN, la Commissione tecnica:

-                     formula proposte al Comitato di gestione, in relazione agli argomenti di cui ai sopra elencati punti 1, 2, 3, 4, e 5;

-                     redige disciplinari e normative tecniche, su mandato dello stesso organo;

-                     può costituire gruppi di lavoro, orientati allo studio di tematiche specifiche.

Esercita inoltre funzioni di verifica in ordine a:

a)      i criteri di catalogazione da adottare;

b)      il fabbisogno di formazione professionale e aggiornamento dei bibliotecari;

c)      l'applicazione dei parametri di rilevamento statistico adottati dal SBN;

d)      l'adozione di standard e di strumenti comuni relativi all'erogazione dei servizi;

e)      la compatibilità di specifici interventi di personalizzazione del software, che interessino il regolare funzionamento e lo sviluppo delle procedure condivise;

f)       le iniziative di catalogazione speciale o retrospettiva, generale o tematica, che avvengano nell'ambito di eventuali progetti regionali, statali o comunitari;

g)      la programmazione e progettazione di tutte le attività di carattere tecnico-biblioteconomico di Polo;

h)      l'individuazione delle normative tecniche, la funzionalità dei server, le connessioni delle reti e le specifiche dei client;

i)        l'individuazione di criteri biblioteconomici e gestionali per la creazione delle  raccolte digitali.

La Commissione tecnica esprime inoltre parere obbligatorio di congruità, in ordine ai requisiti tecnici e di servizio per la partecipazione al SBP, che saranno definiti in un apposito disciplinare.

 

l'Assemblea degli utenti di Polo

 

E' costituita dai rappresentanti, designati da ciascun ente o istituto, delle biblioteche afferenti al Sistema Bibliotecario Parmense.

L'Assemblea è convocata dal Comitato di gestione e presieduta dal suo Presidente.

Si riunisce almeno una volta all'anno, prima dell'approvazione del bilancio di previsione da parte del Comitato di gestione. In quella sede, vengono presentati i programmi delle attività del Polo e su questi l'Assemblea esprime pareri e formula proposte sullo sviluppo dei servizi. 

 

Art. 5

 

Nell'ambito della cooperazione definita nella presente intesa, i singoli Enti assumono i seguenti impegni operativi:

 

Il MBAC mette a disposizione di tutti i partecipanti i servizi dei propri istituti nazionali centrali e delle Biblioteche nazionali centrali, l'Indice SBN e le banche dati ad esso afferenti; il MBAC si impegna ad informare tempestivamente gli organismi del polo di tutte le iniziative intese a modificare l'assetto tecnologico e la configurazione architettonica dei servizi dell'Indice e di polo, compresa l'unificazione delle banche dati e le modalità di riferimento per l'archiviazione elettronica dei dati e dei documenti.

La Biblioteca Palatina, in particolare, mette a disposizione l'insieme delle raccolte, degli archivi elettronici relativi al libro antico, il materiale iconografico, i manoscritti, il patrimonio della Sezione musicale e le relative competenze tecniche e di servizio.

 

l'IBACN, d'intesa con gli Enti interessati e attraverso la Soprintendenza per i Beni Librari e Documentari, mette a disposizione dei partecipanti i software di cui è titolare, nonché le competenze tecniche e catalografiche di cui dispone.

L'IBACN mette anche a disposizione i cataloghi retrospettivi (cinquecentine, stampe, fotografie, archivi storici, ecc.) realizzati o in via di realizzazione.

 

L'Università degli Studi di Parma si impegna a svolgere le funzioni di gestore tecnico e amministrativo del polo, anche avvalendosi di servizi in outsourcing.

In particolare,  in tale veste provvede: 

·         alla acquisizione e alla  gestione dei server degli archivi catalografici e dell'OPAC , garantendo che le  prestazioni siano adeguate alle esigenze dei servizi bibliotecari del polo;

·         alla manutenzione dell'hardware e del software di base e alla assistenza sistemistica, garantendo il regolare funzionamento del servizio di gestione del polo nell'orario di attività delle biblioteche ad esso collegate;

·         alla assistenza degli utenti bibliotecari sulle procedure e sugli applicativi;

·         ai collegamenti alla rete scientifica d'Ateneo e all'Indice, tramite Garr, così come previsto dagli accordi di programma tra MURST e MBCA.

 

Il protocollo di servizio, cui deve attenersi il gestore, è descritto nell'Allegato 3.                        

 

La Provincia di Parma, nell'ambito delle sue competenze di programmazione e coordinamento dello sviluppo dei servizi bibliotecari territoriali, si impegna a promuovere la cooperazione tra tutte le biblioteche del territorio, in vista del progressivo ampliamento del Polo SBN parmense.

In particolare :

·         mette a disposizione le risorse della rete di connessione telematica provinciale per il collegamento delle biblioteche ai server del Polo;

·         coordina i processi di adeguamento agli standard del Polo delle procedure biblioteconomiche delle biblioteche del territorio provinciale aderenti al SBP.

 

Il Comune di Parma si impegna:

·         a mettere a disposizione l'insieme delle raccolte, compresi i fondi storici e le collezioni speciali;

·         a garantire la disponibilità delle risorse informatiche necessarie al collegamento delle sue biblioteche agli archivi del Polo.

 

Gli Enti aderenti, mettendo a disposizione le proprie raccolte, i servizi e i risultati delle proprie ricerche in campo biblioteconomico e documentale, si impegnano quindi a :

·         assicurare il rispetto delle normative tecniche, dei disciplinari e degli standard di Polo, da              parte delle biblioteche convenzionate;

·         rendere disponibili le risorse informative, bibliografiche e documentali delle loro biblioteche a favore dell'utenza complessiva di polo;

·         consentire l'accesso ai rispettivi sistemi informativi pubblici in rete agli utenti del polo, nel rispetto delle norme per la tutela della privacy;

·         adottare principi comuni di regolamentazione dei servizi all'utenza delle proprie biblioteche.

 

Art. 6

 

Per quanto concerne la copertura degli oneri derivanti dalla gestione del Polo e dal suo sviluppo, le parti concordano su quanto segue:

l'Università degli Studi di Parma provvede, nei termini deliberati annualmente dal Comitato di gestione, alla gestione tecnica e amministrativa del Polo, di cui all'art. 5.

Gli oneri e i costi derivanti dalla gestione e dallo sviluppo del Polo, inclusi quelli per il personale, la manutenzione ordinaria e correttiva del software Sebina/SBN, così come identificati ed approvati dal Comitato di gestione, nei termini previsti dall'art. 4.7, saranno suddivisi tra i partecipanti, sulla base delle quote di ripartizione, di cui all'Allegato 1, previa documentazione amministrativo-contabile fornita da parte dell'Università degli Studi.

Sono a carico dei singoli Enti e Istituti aderenti:

-                     le spese relative alle risorse informatiche locali;

-                     le spese relative ai collegamenti con il server di gestione del polo, quando non già assicurate da reti esistenti.

Eventuali oneri derivanti dalla partecipazione delle biblioteche convenzionate  con uno degli enti partecipanti -  saranno definiti con apposite deliberazioni dal Comitato di gestione.

Ogni Ente partecipante, secondo le proprie norme statutarie ed amministrative, individua nel proprio bilancio appositi capitoli o previsioni di spesa, assicurandone i regolari finanziamenti.

 

Art. 7

 

La durata della presente convenzione è fissata in anni  quattro dalla data della stipula e può essere rinnovata o prorogata con apposito atto. Si allega il Piano economico 2008-2011 (Allegato 5).        

 

 

Fatto in cinque originali, letti, confermati e sottoscritti:

 

per il Ministero per i Beni Culturali e Ambientali: Andrea De Pasquale  

per l'Istituto per i Beni Artistici Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna: Alessandro Zucchini

per l'Università degli Studi di Parma: Gino Ferretti 

per la Provincia di Parma: Carla Ghirardi

per il Comune di Parma: Giovanni Galli

Allegato 4
Allegato 4